Terms & Conditions
The following terms and conditions will apply to all Customers purchasing Goods from Canadian Hospital Specialties Limited and all its subsidiaries (“CHS”), except when Customers have a separate agreement with CHS, and in these instances, the latter will apply.
PRICING AND PRODUCT SUBSTITUTION
Prices quoted are valid for 30 days unless otherwise noted, and they are exclusive of all taxes and subject to duty, where applicable. Prices are subject to increase in the event of fluctuations in foreign exchange, inflation, and price increase from manufacturers. Additionally, CHS is not responsible for products that are discontinued by the manufacturers, and CHS will use commercially reasonable efforts to source substitute products for its Customers, which will be offered at the then current market price.
FORCE MAJEURE:
The delivery of the Goods may be impacted by a Force Majeure Event. “Force Majeure Event” shall mean any event beyond the reasonable control of the Party affected by such circumstance, including, but not limited to, an act of God, delay or loss in transportation, fire, flood, earthquake, storm, war, terrorism, riot, revolt, act of public enemy, embargo, explosion, civil commotion, strike, labor dispute, loss or shortage of power, supply chain disruptions, shortage of raw materials, or any adverse determination with respect to any law, rule, regulation, or order, or any other action by any third party, public authority, or regulatory body that prohibits or materially impairs either Party from performing its obligations under this Agreement. CHS shall not be held financially responsible if it is unable to supply products due to factors beyond its reasonable control.
ORDER CANCELLATION
Any request to cancel product orders must be received by CHS within 24 hours of submission of your original order. In the event a cancellation notice has not been received within 24 hours, all orders will be deemed to be noncancellable. CHS will make commercially reasonable efforts to accommodate requests for order cancellation.
SHIPPING AND MINIMUM ORDER POLICY
Orders will be shipped in accordance with scheduled dates of delivery, and by CHS’ choice of carrier. CHS reserves the right to apply a shipping and handling fee based on current minimum order requirements.
TITLE AND ACCEPTANCE
Title to all deliverables, or any part thereof, comprising the Goods/Services to be provided by CHS shall vest in the Customer upon delivery to the Customer. Vesting of title in the Customer as a result of payments made by the Customer to CHS shall constitute acceptance, or be deemed to constitute acceptance, by the Customer of such goods, materials, parts, work in progress or finished work, and shall relieve CHS of its obligations to perform the Services in accordance with the requirements of this Agreement.
PAYMENT TERMS AND INVOICING
Payment shall be in accordance with the terms stated on CHS invoice. Invoices not paid according to CHS terms of sale are subject to a late payment charge of 2% per month or the highest amount allowed by law, if lower. Customers shall also reimburse CHS for all costs reasonably incurred in collecting any late payments, including legal fees, disbursements, and charges. In addition to all other remedies available under this Agreement or at Law which CHS does not waive by the exercise of any rights under this Agreement, CHS may, if Customer fails to pay any undisputed mounts when due under this Agreement: (a) suspend the delivery of any Goods; and (b) terminate this Agreement.
CHS will submit electronic invoices directly to the electronic address of the Customer for customers able to accept electronically, and will only provide paper invoices where the technical limitations of the customer require the issuance of such written invoices. Electronic Fund Transfer (EFT) will be the preferred form of payment.
SHORT SHIPMENTS
Any short shipments identified at the time of delivery must be noted on the consignee copy of the freight bill. A CHS Customer Service Representative must be notified and provided with all detailed information within 48 hours of shipment receipt.
WARRANTY
CHS makes certain limited warranties regarding the Goods (the "Product Warranty") solely to and for the Customers benefit, which will either be included in a written warranty statement with the Good; or CHS' standard limited warranty in force when the Good is delivered by CHS to Customer. No warranty is extended to Customer under this Agreement. CHS shall not provide any warranty regarding any Good other than the manufacturer's warranty.
Warranty Limitations: the Product Warranty does not apply where the Good:
a) has been subjected to abuse, misuse, neglect, negligence, accident, improper testing, improper installation, improper storage, improper handling, abnormal physical stress, abnormal environmental conditions, or use contrary to any instructions issued by CHS or the manufacturer of the product;
b) has been reconstructed, repaired, or altered by Persons other than CHS or its authorized Representative; or
c) has been used with any Third-Party Product, hardware or product that has not been previously approved in writing by CHS or the manufacturer.
RETURNED GOODS POLICY
All requests to return product must be approved by a designated Canadian Hospital Specialties (CHS) Customer Service Representative, prior to product being sent back. Return approval is confirmed by obtaining a Returned Goods Authorization number (RGA) from CHS.
Products can only be returned with a minimum 9 months expiry date remaining, and they must be in salable condition without any exterior marking or any type of writing on the box.
Requests for Returned Goods Authorization are submitted to the Customer Service Representative via phone (1-800- 461-1423) or email (returns@chsltd.com). Products are returnable for credit ONLY upon prior receipt of written authorization from CHS. No return will be accepted without an RGA. Unauthorized returns or returns lacking a valid and complete RGA will not be accepted and returned to the customer at customer’s expense.
Product shipped in error by CHS or merchandise damaged/defective at the time of receipt may be returned (upon written authorization) with prepaid freight. CHS representative will provide return shipping label. Product ordered in error (i.e. incorrect code) by customer will be subject to 30% restocking fee and freight fees to be paid by customer. If errors in shipping or ordering were caused by CHS then no restocking fee will apply.
Upon RGA issuance, merchandise must be returned to CHS within 30 days of RGA acceptance or the RGA will be cancelled. Upon receipt of the product and a successful CHS quality inspection, credit will be issued. Credit will be less restocking fee of 30%.
Customer must provide CSR with the following account/product information:
• Customer Name and Address
• Original PO #
• CHS Product Number
• Product Description
• Quantity to be returned
• Lot number
• Expiry date
• Reason for Return
Unless otherwise specified by CHS, the return request should conform to the following:
• Product(s) are received at warehouse directed by RGA
• RGA must be clearly referenced on the return packaging
• Original packaging with original sale quantity intact and no visible signs of wear and tear (holes, marks, labels removed, shipping labels over original product labels, etc.)
• Resaleable quality
• Product(s) are stocked at CHS; non-stock returns will only be accepted if original manufacturer will accept the return
• Non-stock, drug products (with DIN), or made-to-order items will not be eligible for return
• Product(s) cannot be expired or below minimum saleable dating of 9 months
• Products may not be returned due to over-ordering, over-stocking or change in purchase volumes.
RGA must be issued within 90 days of original purchase
CUSTOM MADE TRAYS AND OTHER PRODUCTS
No returns will be accepted on Genesis sterilization containers, capital equipment or parts special orders, and custom-made products such as but not limited to MED-RX trays that are manufactured exclusively for Customers. Additionally, the custom nature of this product requires that any changes to specifications, including usage, components, etc. will be done on a timely basis to ensure existing inventories are utilized by the Customers. This will include any product held in inventory by CHS as well as product that is in production at CHS’ manufacturing facility.
Also, any inventory of outstanding unique/exclusive componentry (where applicable), must be purchased if not utilized in the tray. Customers who have ordered custom made products and decide to cancel their orders will have to purchase all existing inventory as well as any in-process manufactured product to cover the remaining custom product utilization obligations outlined in the order.
CONFIDENTIALITY
The Parties agree not to disclose, directly or indirectly, any Confidential Information related to this Agreement to any other party or Person, other than the Parties’ employees who need to know such Confidential Information in connection with the performance of the Services. Confidential Information shall not include information which:
a) is in the public domain through no fault of the Parties;
b) is independently developed by or on behalf of the Parties through Persons who have not had access to, or knowledge of, the Confidential Information; or
c) is approved in writing by the Party for disclosure prior to its disclosure.
"Confidential Information" means any and all information which is non-public, confidential or proprietary in nature including, but not limited to, business, financial and technical information, compilations, forecasts, studies, strategic and marketing plans, budgets, specifications, research information, software, trade secrets, discoveries, inventions, ideas, know-how, designs, drawings, flow charts, data, computer programs, customer names, market data, pricing structures, sales and marketing techniques, and other technical information concerning a Party, or any such information of the parents, subsidiaries or affiliates of a Party.
INDEPENDENT CONTRACTOR
CHS is and shall remain at all times an independent contractor and is not, and shall not represent itself to be an employee, agent, joint venturer or partner of the Customer or to be related to the Customer in any fashion other than as an independent contractor. CHS agrees that it shall not make any representations or engage in any acts which could establish an apparent relationship of agency, joint venture or partnership with the Customer. For greater certainty, the Customer shall not be bound in any manner whatsoever by any agreement, warranties or representations made by CHS to any other Person or by any action of CHS, except where CHS has first obtained the prior written consent of the Customer. Nothing contained in this Agreement is intended to create nor shall be construed as creating an employment relationship between CHS and the Customer.
INDEMNIFICATION
CHS shall indemnify and hold harmless the Customer, its employees, servants and agents from and against all damages, costs, loss, expenses (including legal fees), claims, actions, suits or other proceedings of any kind or nature, which they, or any of them, may at any time incur or sustain as a result of or arising out of an Event of Default, or any act, omission or negligence of CHS, or any of its employees, servants, agents, or subcontractors, in the performance of this Agreement, including without limitation, any injury or death to persons, or loss of or damage to property. Notwithstanding the foregoing, CHS shall not be liable for any indirect, punitive, or consequential damages sustained by the Customer.
SEVERABILITY
If any provision or portion of this Agreement shall be held by a court of competent jurisdiction to be illegal, invalid, or unenforceable, the remaining provisions or portions shall remain in full force and effect.
COMPLIANCE WITH LAWS
CHS represents, warrants and covenants that it shall comply with all applicable international, federal, provincial and local laws and regulations in performing its duties hereunder and in any of its dealings with respect to the Goods/Products.
GOVERNING LAW
This Agreement, and all attachments hereto, the performance hereunder, and all civil actions, arbitrations, or causes of action hereunder, shall be governed solely by and construed in accordance with the laws of the Province of Ontario, Canada.
ENTIRE AGREEMENT
The terms of this Agreement replace and supersede all the terms which were set forth under any previous arrangement and/or agreement between the Customer and CHS with respect to the matters set forth herein. All discussions, correspondence, understandings and agreements between the parties relating to the subject matter of this Agreement are superseded by and merge into this Agreement which alone (together with the attached Schedule) fully and completely expresses the agreement between the parties on the term of the relationship between CHS and the Customer, and the same is entered into with no party relying upon any statement or representation or made by or on behalf of any party not embodied in this Agreement.
CONDITIONS GÉNÉRALES
Les conditions suivantes s'appliquent à tous les clients qui achètent des produits auprès de Canadian Hospital Specialties Limited et de toutes ses filiales ( « CHS »), sauf si les clients ont conclu une entente distincte avec CHS, et dans ce cas, c'est cette dernière qui prévaut.
PRIX ET SUBSTITUTION DE PRODUITS
Les prix proposés sont valables 30 jours, sauf indication contraire, ne comprennent aucune des taxes et sont soumis à des droits de douane, le cas échéant. Les prix sont sujets à des augmentations en cas de fluctuations des taux de change, d'inflation et d'augmentation des prix des fabricants. En outre, CHS n'est pas responsable des produits qui sont abandonnés par les fabricants, et CHS s'efforcera, dans la mesure du possible, de trouver des produits de remplacement pour ses clients, qui seront proposés au prix courant en vigueur à ce moment-là.
FORCE MAJEURE:
La livraison des marchandises peut être affectée par un cas de force majeure. Par « événement de force majeure », on entend tout événement échappant au contrôle raisonnable de la partie affectée par cette circonstance. Cela comprend, mais pas uniquement, une catastrophe naturelle, un retard ou une perte dans le transport, un incendie, une inondation, un tremblement de terre, une tempête, une guerre, un acte de terrorisme, une émeute, une révolte, un acte d'ennemi public, un embargo, une explosion, des troubles civils, une grève, un conflit du travail, une interruption ou une pénurie d'énergie, une perturbation dans la chaîne d'approvisionnement, une pénurie de matières premières, ou toute décision défavorable concernant une loi, une règle, un règlement ou une ordonnance, ou toute autre action d'un tiers, d'une autorité publique ou d'un organisme de réglementation qui interdit à l'une ou l'autre des parties de s'acquitter de ses obligations en vertu de la présente entente ou qui les empêche considérablement de le faire. CHS ne peut être tenu pour financièrement responsable s'il n'est pas en mesure de fournir des produits en raison de facteurs échappant à son contrôle raisonnable.
ANNULATION DE COMMANDE
Toute demande d'annulation d'une commande de produits doit être reçue par CHS dans les 24 heures suivant la soumission de la commande initiale. Si un avis d'annulation n'a pas été reçu dans les 24 heures, toutes les commandes seront considérées comme non annulables. CHS fournira des efforts commerciaux raisonnables pour répondre aux demandes d'annulation de commande.
POLITIQUE D'EXPÉDITION ET DE COMMANDE MINIMALE
Les commandes seront expédiées conformément aux dates de livraison prévues et par le transporteur choisi par CHS. CHS se réserve le droit d'appliquer des frais d'expédition et de manutention en fonction des exigences minimales actuelles en matière de commandes.
TITRE ET ACCEPTATION
Le titre de propriété de tous les produits livrables, ou de toute partie de ceux-ci, comprenant les biens/services à fournir par CHS, est transféré au client au moment de la livraison au client. Le transfert du titre de propriété au client à la suite de paiements effectués par le client à CHS constitue l'acceptation, ou est réputé constituer l'acceptation, par le client de ces biens, matériaux, pièces, travaux en cours ou travaux finis, et libère CHS de ses obligations d'exécuter les services conformément aux exigences de la présente entente.
CONDITIONS DE PAIEMENT ET FACTURATION
Le paiement doit être effectué conformément aux conditions énoncées sur la facture de CHS. Les factures qui ne sont pas payées conformément aux conditions de vente de CHS sont assujetties à des frais de retard de paiement de 2 % par mois ou du montant le plus élevé permis par la loi, s'il est inférieur. Les clients doivent également rembourser à CHS tous les frais raisonnablement engagés pour recouvrer les paiements en retard, y compris les frais juridiques, les décaissements et les frais. En plus de tous les autres recours disponibles en vertu de la présente entente ou de la loi, auxquels CHS ne renonce pas par l'exercice des droits que lui confère la présente convention, CHS peut, si le client omet de payer toute somme non contestée lorsqu’elle est exigible en vertu de la présente entente : a) suspendre la livraison de toute marchandise ; et b) résilier la présente entente.
CHS transmettra les factures électroniques directement à l'adresse électronique du client pour les clients en mesure de les accepter par voie électronique, et ne fournira des factures sur papier que lorsque les limitations techniques du client exigent l'émission de telles factures écrites. Le transfert électronique de fonds (TEF) est le mode de paiement privilégié.
ENVOIS INCOMPLETS
Tout envoi incomplet identifié au moment de la livraison doit être mentionné sur la copie du destinataire de la facture de fret. Un représentant du service à la clientèle de CHS doit être informé et recevoir toutes les informations détaillées dans les 48 heures suivant la réception de l'envoi.
GARANTIE
CHS offre certaines garanties limitées sur les produits (« la garantie du produit »), uniquement au profit du client. Ces garanties peuvent être incluses dans une déclaration de garantie écrite accompagnant le produit ou dans la garantie limitée standard de CHS en vigueur au moment où le produit est livré au client par CHS. Aucune garantie n'est accordée au client en vertu de la présente entente. CHS ne fournit aucune garantie concernant les biens autres que la garantie du fabricant.
Limitations de la garantie : la garantie du produit ne s'applique pas lorsque le bien :
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a fait l'objet d'un abus, d'une mauvaise utilisation, d’un abandon, d'une négligence, d'un accident, d'un test inapproprié, d'une installation inappropriée, d'un stockage inapproprié, d'une manipulation inappropriée, d'une contrainte physique anormale, de conditions environnementales anormales ou d'une utilisation contraire à toute instruction émise par CHS ou le fabricant du produit ;
-
a été reconstruit, réparé ou modifié par des personnes autres que CHS ou son représentant autorisé ; ou
-
a été utilisé avec un produit tiers, du matériel ou un produit qui n'a pas été préalablement approuvé par écrit par CHS ou le fabricant.
POLITIQUE DE RETOUR DES MARCHANDISES
Toutes les demandes de retour de produits doivent être approuvées par un représentant désigné du service à la clientèle de Canadian Hospital Specialties (CHS), avant que le produit ne soit retourné. L'approbation du retour est confirmée par l'obtention d'un numéro d'autorisation de retour de marchandises (ARM) de la part de CHS.
Les produits ne peuvent être retournés que s'il reste au moins 9 mois avant la date de péremption, et ils doivent être en état de vente, sans aucun marquage extérieur ou écriture sur la boîte.
Les demandes d'autorisation de retour de marchandises sont soumises au représentant du service à la clientèle par téléphone (1- 800- 461-1423) ou par courriel (returns@chsltd.com). Les produits peuvent être retournés pour obtenir un crédit UNIQUEMENT à la réception préalable d'une autorisation écrite de CHS. Aucun retour ne sera accepté sans ARM. Les retours non autorisés ou les retours qui ne sont pas accompagnés d'une ARM valide et complète ne seront pas acceptés et seront retournés au client à ses frais.
Les produits expédiés par erreur par CHS ou les marchandises endommagées ou défectueuses au moment de la réception peuvent être retournés (sur autorisation écrite) en port payé. Le représentant de CHS fournira l'étiquette d'expédition de retour. Les produits commandés par erreur (c.-à-d. code erroné) par le client seront assujettis à des frais de restockage de 30 % et à des frais de transport à la charge du client. Si les erreurs d'expédition ou de commande ont été causées par CHS, aucuns frais de restockage ne s'appliqueront.
Une fois l’ARM émise, la marchandise doit être retournée à CHS dans les 30 jours suivant l'acceptation de l’ARM, faute de quoi l’ARM sera annulée. Après réception du produit et inspection de la qualité par CHS, un crédit sera accordé. Le crédit sera réduit des frais de restockage de 30 %.
Le client doit fournir au représentant du service à la clientèle les informations suivantes sur le client et le produit :
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Nom et adresse du client
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Numéro de bon de commande original
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Numéro de produit de CHS
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Description du produit
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Quantité à retourner
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Numéro de lot
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Date de péremption
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Motif du retour
Sauf indication contraire de CHS, la demande de retour doit être conforme à ce qui suit :
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Le(s) produit(s) est (sont) reçu(s) à l'entrepôt tel que défini par l’ARM.
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L’ARM doit être clairement référencée sur l'emballage de retour.
-
L'emballage d'origine avec la quantité de vente originale intacte et sans signes visibles d'usure (trous, marques, étiquettes enlevées, étiquettes d'expédition sur les étiquettes d'origine du produit, etc.)
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Qualité revendable
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Les produits sont stockés chez CHS. Les retours de produits non stockés ne seront acceptés que si le fabricant d'origine accepte le retour.
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Les articles non stockés, les produits pharmaceutiques (avec DIN) ou les articles fabriqués sur commande ne peuvent pas être retournés.
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Le(s) produit(s) ne doit(vent) pas être périmé(s) ou avoir une date de péremption inférieure à 9 mois.
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Les produits ne peuvent être retournés en raison d'une commande excédentaire, d'un surstockage ou d'une modification des volumes d'achat.
L’ARM doit être émise dans les 90 jours suivant l'achat initial.
PLATEAUX SUR MESURE ET AUTRES PRODUITS
Aucun retour ne sera accepté sur les contenants de stérilisation Genesis, les commandes spéciales de biens d'équipements ou de pièces, et les produits sur mesure tels que, mais sans s'y limiter, les plateaux MED-RX qui sont fabriqués exclusivement pour les clients. En outre, la nature personnalisée de ce produit exige que toute modification des spécifications, y compris l'utilisation, les composants, etc., sera effectuée en temps opportun afin de garantir que les stocks existants sont utilisés par les clients. Cela inclut tout produit détenu en stock par CHS ainsi que les produits en cours de production dans les installations de fabrication de CHS.
De même, tout stock de composants uniques/exclusifs (le cas échéant) doit être acheté s'il n'est pas utilisé dans le plateau. Les clients qui ont commandé des produits sur mesure et qui décident d'annuler leur commande devront acheter tous les stocks existants ainsi que tout produit en cours de fabrication pour couvrir les obligations d'utilisation des produits sur mesure restants, telles qu'elles ont été définies dans la commande.
CONFIDENTIALITÉ
Les parties s'engagent à ne pas divulguer, directement ou indirectement, les informations confidentielles relatives à la présente entente à toute autre partie ou personne, à l'exception des employés des parties qui ont besoin de connaître ces informations confidentielles dans le cadre de l'exécution des services. Les informations confidentielles ne comprennent pas les informations qui:
-
sont dans le domaine public sans qu'il y ait faute de la part des parties ;
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sont développées de manière indépendante par les parties ou en leur nom par des personnes qui n'ont pas eu accès aux informations confidentielles ou qui n'en ont pas eu connaissance ; ou
-
sont approuvées par écrit par la partie concernée avant d'être divulguées.
« Informations confidentielles » : toutes les informations de nature non publique, confidentielle ou exclusive, incluant, mais sans s'y limiter, les informations commerciales, financières et techniques, les compilations, les prévisions, les études, les plans stratégiques et de marketing, les budgets, les spécifications, les informations de recherche, les logiciels, les secrets commerciaux, les découvertes, les inventions, les idées, le savoir-faire, les conceptions, les dessins, les organigrammes, les données, les programmes informatiques, les noms des clients, les données de marché, les structures de prix, les techniques de vente et de marketing et d'autres informations techniques concernant une partie, ou toute autre information de ce type concernant les sociétés mères, les filiales ou les sociétés affiliées d'une partie.
ENTREPRENEUR INDÉPENDANT
CHS doit toujours être considéré comme un entrepreneur indépendant. Il ne peut pas se présenter comme un employé, un agent, un coentrepreneur ou un partenaire du client ou comme étant lié au client d’une manière autre que celle d’un entrepreneur indépendant. CHS s’engage à ne pas faire de déclarations ni à poser d’actes susceptibles d’établir une relation apparente d’agence, de coentreprise ou de partenariat avec le client. Il est entendu que le client n’est en aucun cas lié par les ententes, les garanties ou les déclarations faites par CHS à toute autre personne ou par toute action de CHS, sauf si CHS a obtenu au préalable le consentement écrit du client. Aucune disposition de la présente entente ne vise à créer une relation d'emploi entre CHS et le client, ni ne doit être interprétée comme telle.
INDEMNISATION
CHS doit indemniser et exonérer de toute responsabilité le client, ses employés, ses préposés et ses agents à l’égard des dommages, des coûts, des pertes, des dépenses (y compris les frais juridiques), des réclamations, des actions, des poursuites ou d’autres procédures de quelque nature que ce soit, qu’ils ou qu’un d’entre eux peut à tout moment encourir ou subir en raison d’un cas de manquement ou d’un acte, d’une omission ou d’une négligence de CHS ou de l’un de ses employés, préposés, agents ou sous-traitants dans le cadre de l’exécution de la présente convention, y compris, mais sans s’y limiter, toute blessure ou tout décès de personnes, ou toute perte ou tout dommage de biens. Nonobstant ce qui précède, CHS n'est pas responsable des dommages indirects, punitifs ou consécutifs subis par le client.
DISSOCIABILITÉ
Si une disposition ou une partie de la présente entente est jugée illégale, invalide ou inapplicable par un tribunal compétent, les autres dispositions ou parties resteront pleinement en vigueur.
RESPECT DES LOIS
CHS déclare, garantit et s’engage à se conformer à toutes les lois et règlements internationaux, fédéraux, provinciaux et locaux applicables à l’exercice de ses fonctions en vertu des présentes et dans toutes ses transactions liées aux biens ou produits.
DROIT APPLICABLE
La présente entente, ainsi que toutes ses annexes, son exécution et toutes les actions civiles, arbitrages ou causes d'action qui en découlent, sont régis exclusivement par les lois de la province de l'Ontario, au Canada, et doivent être interprétés conformément à ces lois.
TOTALITÉ DE L'ENTENTE
Les modalités de la présente entente remplacent et annulent toutes les modalités énoncées dans toute entente et /ou tout accord antérieurs entre le client et CHS en ce qui concerne les questions énoncées dans la présente entente. Toutes les discussions, la correspondance, les ententes et les accords entre les parties concernant l’objet de la présente entente sont remplacés par la présente entente et se fondent dans celle-ci. La présente entente, avec l’annexe jointe, exprime pleinement et entièrement l’entente entre les parties sur la durée de la relation entre CHS et le client. La présente entente est conclue sans qu’aucune partie ne s’appuie sur une déclaration ou une représentation faite par ou au nom d’une partie qui n’est pas incorporée dans la présente entente.